Ausgangssituation
Die Diözese verfügte bislang über keine standardisierte oder dokumentierte Vorgehensweise für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden sowie für interne Personalwechsel. Die bestehenden Abläufe waren dezentral organisiert, oftmals intransparent und stark vom individuellen Erfahrungswissen einzelner Personen abhängig. Dadurch kam es wiederholt zu ineffizienten Prozessen, Informationsverlusten und Unklarheiten hinsichtlich der einzubeziehenden Systeme, Abteilungen und Zuständigkeiten. Um dem entgegenzuwirken, sollte eine strukturierte und transparente Prozessdarstellung erarbeitet werden, die eine einheitliche Grundlage für zukünftige Personalbewegungen bildete.
Projektziel
Das übergeordnete Ziel war die Modellierung eines vollständigen Soll-Prozesses für das On- und Offboarding – inklusive interner Wechsel – unter Berücksichtigung aller relevanten Systeme, Abteilungen und Zuständigkeiten. Das Ergebnis sollte als übersichtliches EPK-Modell (Ereignisgesteuerte Prozesskette) digital darstellbar sein.
Teilziele
- Entwicklung eines strukturierten Soll-Prozesses
- Durchführung eines Soll-Ist-Vergleichs mit realen Abläufen
- Finalisierung eines vollständigen, realitätsnahen Endprozesses
- Berücksichtigung aller einzubeziehenden Programme, Schnittstellen und Personengruppen
Projektphasen
- Recherchephase: Analyse bestehender Abläufe und eingesetzter Tools
- Modellierung des Soll-Prozesses
- Erhebung des realen Ist-Prozesses
- Durchführung eines Soll-Ist-Vergleichs
- Ausarbeitung des finalen Endprozess-Modells
Ergebnisse
- Modellierter, idealtypischer Soll-Prozess für On- und Offboarding
- Abgleich mit der bestehenden Praxis und Identifikation von Lücken
- Entwicklung eines finalen, maßgeschneiderten HR-Prozesses für die Diözese Gurk
- Grundlage für eine künftig konsistente und nachvollziehbare Umsetzung in der Personalabteilung