Im Rahmen der praxisnahen Lehrveranstaltung Projektmanagement an der FH Kärnten arbeiteten Studierende an einem internen Projekt zur Optimierung von Prozessen in der Abteilung FH Kärnten Research (FHKR). Diese Abteilung unterstützt Forschende bei der Einreichung, Abwicklung und Abrechnung nationaler und internationaler Forschungsprojekte.
Ausgangssituation
Die FH Kärnten Research hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Mit dem Wachstum stiegen auch die organisatorischen Anforderungen – insbesondere in der Koordination komplexer Projekte mit zahlreichen Beteiligten, darunter Wissenschaftler:innen, Verwaltung, Prüfer:innen und externe Fördergeber. Bisher fehlten einheitliche Prozessdarstellungen, die als Grundlage für Effizienz, Klarheit und professionelle Kommunikation dienen.
Projektziel
Ziel war die Modellierung bestehender (IST-)Prozesse und deren Optimierung hin zu klar definierten, digitalen SOLL-Prozessen. Damit soll die Basis für ein durchgängiges Prozessverständnis und eine strukturierte interne Kommunikation gelegt werden.
Teilziele
- Einschulung in die Modellierungssoftware Bpanda
- Ausarbeitung der Anforderungen für relevante Kernprozesse
- Erstellung der IST-Prozesse in digitaler Form
- Entwicklung der SOLL-Prozesse inklusive Optimierungsvorschlägen
Projektphasen
- Einschulung in Bpanda zur digitalen Prozessmodellierung
- Anforderungsanalyse mit der Auftraggeberin (inkl. Beteiligte, Systeme, Kommunikationswege)
- Modellierung der IST-Prozesse
- Entwicklung und Modellierung der SOLL-Prozesse
- Iterativer Abgleich und Optimierung in enger Zusammenarbeit mit der Abteilung
Ergebnisse
- Bpanda-Kompetenz im Projektteam aufgebaut
- Anforderungen systematisch dokumentiert
- Einheitlich modellierte IST- und SOLL-Prozesse in Bpanda erstellt
- Optimierungspotenziale erkannt und in die SOLL-Prozesse integriert